Курс по бюджетированию "Как построить бюджет компании"

Описание курса | Шаг 1. Описываем наш бизнес. Ставим бизнес - задачи. | Шаг 2. Собираем данные за предыдущий год.
Шаг 3. Бюджет. | Шаг 4. Делаем отчет по факту. | Шаг 5. Дополнительные возможности.
Rambler's Top100

Курсы бюджетирование Шаг 4. Делаем отчет по факту

Вот мы сделали с вами бюджет, т.е., спланировали наши доходы и расходы на Следующий год. И работаем с чувством исполненного долга. Однако нет никакого смысла что-то планировать, если потом не контролировать выполнение нашего плана.

Так что, мы подошли к очень важной теме - контроль выполнения бюджета. По-модному он сейчас называется «Контроллинг». Контроль выполнения бюджета нам нужен для того, чтобы держать руку «на пульсе», а именно – вовремя понять, где именно дела идут не в ту сторону, вовремя найти отклонения от плана, и вовремя найти выход из создавшейся ситуации, направить в нужное русло, короче, принять меры.

Если у нас нет бюджета, то мы можем оценить ситуацию с опозданием, как правило, когда догонять уже тяжело. А вот с бюджетом мы будем делать отчет ежемесячно, и ежемесячно будем анализировать отклонения от бюджета и принимать необходимые меры.

Очень важно так настроить ваших менеджеров, что анализ отклонений нужен всем, и нужен для того, чтобы исправить ситуацию, чтобы идти дальше в нужном направлении. Часто руководители делают такую ошибку – используют контроль за исполнением бюджета только для того, чтобы наказывать виновных.

Без этого, бывает, тоже не обойтись. Однако если бюджетирование будет использоваться только в русле «наказания», то и менеджеры будут просто пытаться приспособиться к новой ситуации, т.е., будут принимать все меры, чтобы выполнить бюджетные показатели, в ущерб другим сторонам бизнеса. Например, может пострадать качество продукции, или замедлиться развитие бизнеса.

Лучше всего – проводить ежемесячные комитеты по управлению со всеми менеджерами, ответственными за бюджетные показатели, и вместе обсуждать причины, по которым произошли отклонения, и находить пути их исправления.

Возможно, что отклонения будут не только из-за плохой работы менеджеров, но и из-за ошибок при создании бюджета. Весь опыт вы учтете при создании бюджета на следующий год.

Чтобы проанализировать отклонения от бюджета, нужно, как минимум, сделать отчет о его выполнении. Именно этим мы сейчас и займемся.

Откройте файл «Отчет за январь»
Первый лист, как всегда, титульный.
Далее, отчеты идут в том же порядке, как и в нашем бюджете.

БЮДЖЕТ ПРОДАЖ

Начнем с листа «Объем продаж». Мы видим, что отчет состоит из четырех блоков:
«Январь»,
«Накопительным итогом с начала года»,
«Остаток до конца года»
«Год в целом».

На первый взгляд может показаться, что отчет сложен для восприятия и его трудно сделать. Но, это не так. Заполнять нужно не все блоки, а только блоки: «Январь», и «Год в целом». А блоки «Накопительным итогом с начала года», «Остаток до конца года» высчитываются по формулам.

Давайте рассмотрим каждый блок подробнее. Начнем с блока «Январь»
Он состоит из трех колонок: «Бюджет», «Факт», «Отклонение».
В колонку «Бюджет» переносим информацию из нашего файла «Бюджет на год», из листа «Объем продаж».

В колонку «Факт» вносим данные о фактически проданной продукции, услугах, товарах. Сразу определимся, что я не буду вам подробно рассказывать, как получать из бухгалтерского учета данные Факта. Во-первых, учет налажен по разному во всех организациях, и, кроме того, зачастую не все операции проходят по бухгалтерскому учету.

В любом случае вы должны найти способ получить сведения в из бухгалтерского учета, либо из управленческого учета о Фактических данных. Если с этим у вас возникнут трудности, пишите, какую именно информацию вы не знаете, как получить, и мы это обсудим.

Итак, в январе фактически было продано Диванов – 30шт., Кресел – 60шт., Пуфиков – 15шт. и т.д.

Третья колонка «Отклонение» высчитывается по формуле: «Факт» минус «Бюджет».
Например, Диванов нужно было продать по бюджету 33шт., а продано по факту 30шт., значит, отклонение будет равно: 30-33= -3шт. Это означает, что продали на 3 дивана меньше, чем запланировали.

Если вы посмотрите колонку «Отклонение» по всем позициям, то увидите, что менеджеры по продажам не выполнили план по объему продаж почти по всем позициям. На бюджетном комитете директор по продажам должен объяснить, почему сложилась такая ситуация.

Далее следует блок «Накопительным с начала года».
Он также состоит из трех колонок: «Бюджет», «Факт», «Отклонение».
В колонке «Бюджет» находятся данные из бюджета с начала года по отчетный месяц включительно. В нашем случае это один Январь. А когда вы будете делать отчет за февраль, то в данной колонке будут стоять данные из бюджета за Январь плюс Февраль.

В колонке «Факт » находятся данные фактически проданных объемов с начала года по отчетный месяц включительно. В нашем случае это один Январь. А когда вы будете делать отчет за февраль, то в данной колонке будут стоять данные фактически проданных объемов за Январь плюс Февраль.

Как вы можете видеть, в блоке «Накопительным с начала года» все колонки вычисляются по формулам. Просто в них берется информация из блока Январь.

Далее следует блок «Остаток до конца года».
Он состоит из трех колонок: «Бюджет», «Прогноз», «Отклонение».
В колонке «Бюджет» находятся данные бюджета до конца года. В нашем случае это период с Февраля по Декабрь. И вычисляется данная сумма по формуле:
«Год в целом» «Бюджет » минус «Накопительным с начала года» «Бюджет». В нашем случае получается.
Диваны 508-33=475шт. осталось продать по бюджету до конца года.

В колонке «Прогноз» находятся данные ожидаемых объемов продаж до конца года. Т.е., мы прогнозируем, сколько нам нужно продать до конца года, чтобы выполнить бюджет. Эта колонка самая сложная для понимания, но, если вы немного задумаетесь над формулой, по которой она вычисляется, то все станет понятно.

Итак, формула: «Остаток до конца года» «Прогноз» равен: «Год в целом» «Бюджет » минус «Накопительным сначала года» «Факт». В нашем случае это по Диванам:
508-30= 478шт. мы прогнозируем, или проще сказать, собираемся продать диванов до конца года, чтобы выполнить наш годовой план.

Третья колонка «Отклонение» высчитывается по формуле: «Прогноз» минус «Бюджет».

Например, Диванов нужно было продать по бюджету до конца года 475шт. Собираемся мы продать до конца года 478 диванов. «Отклонение» равно:
478-475=3шт. Это и понятно, так как мы в январе продали меньше на 3 дивана, то до конца года нам придется продать на 3 дивана больше.


Автор, тренер – консультант ЕКАТЕРИНА ПРИЩЕП

jobkey@yandex.ru